La gestion du changement : notre modèle illustré

La gestion d’un processus de changement se rapporte principalement à la capacité d’impliquer chaque partie prenante, de la bonne manière et au bon moment. Grâce à notre collaboration avec des experts en transition organisationnelle, nous avons identifié les actions clefs qui vous garantiront un changement couronné de succès. Notre modèle illustré reprend ces actions et les présente étape par étape.

“Changes – turn and face the strange” (Changements – tournez-vous et faites face à l’étrange). Ces paroles sont celles de David Bowie, maître du changement créatif, dans sa chanson Changes de 1971. Ces paroles sont un hommage à la réinvention artistique. Quel héritage !
Cela nous amène à nous interroger : Comment se confronter à l’étrange et se réinventer en tant qu’équipe, organisation ou personne ?  

La terre vue du ciel : les constantes du changement

Nous l’avons découvert bien assez vite, il n’y a pas de formule magique pour la gestion du changement. Notre modèle illustré n’en est d’ailleurs pas une. Il résulte de nos observations et de nos collaborations avec de nombreuses organisations, petites ou grandes, dont la transition a été réalisée avec succès. Et nous n’étions pas seuls ! Des experts de renom sont venus en soutien pour une prise en main optimale de ces projets d’envergure. 

Nous avons eu, entre autres, l’appui du consultant RH Bruce Fecheyr-Lippens, DRH pour l’entrerpise européenne SD WORX, et de Luc de Brabandere, conseiller principal auprès du cabinet de conseil BCG (et co-fondateur de Cartoonbase).

Ces collaborations ainsi que notre expertise dans le contenu visuel nous ont permis d’analyser les schémas qui favorisent la réussite d’un changement en entreprise, surtout lorsqu’il est soutenu par l’illustration.

En tant qu’experts en illustration, en storytelling et en réflexion visuelle, notre boîte à outil est bien fournie. La gestion créative du changement est devenue une de nos spécialités, nous permettant aujourd’hui de vous proposer un modèle illustré du changement.

J’t’emmène au vent:
appareillez votre navire et rassemblez votre équipage

Où commence la gestion du changement ? Le plus souvent, c’est un cadre supérieur qui réalise que quelque chose doit changer. Mais une transition peut aussi être déclenchée suite à : la remarque pertinente d’un client insatisfait ; un choix inattendu d’un concurrent ; lorsqu’une technologie émergente tacle de vieilles habitudes, ou simplement grâce aux instincts d’un PDG.

Ces petites étincelles ont le potentiel d’initier un changement de perspective. Les décisionnaires peuvent alors être poussés à réévaluer la pertinence de leur entreprise et leur manière de travailler (ou du moins certains aspects).

Ne vous inquiétez pas du point de non-retour, disait la chanson de David Bowie. Le changement est le premier pas dans l’inconnu. C’est un moment à la fois effrayant et excitant pour toute organisation, quelle qu’en soit la taille.

Comment les entreprises peuvent-elles s’assurer de profiter au mieux de cet élan ?

•  Commencez par rassembler l’équipage adéquat pour votre navire du “changement”. Il s’agira d’un réseau d’ambassadeurs enthousiastes à vous suivre vers votre nouveau cap.
  Dans une phase de transition, il est crucial de bien s’entourer. Des désaccords sur les objectifs et sur la manière de les atteindre sont à prévoir. Chez certaines personnes, les vieilles habitudes et la routine ont la peau dure. Vous avez surement déjà entendu la rengaine : On a toujours fait comme ça, on ne va pas changer maintenant ! Créer un groupe de travail vous permettra d’établir une intention commune. Cette dernière aura le potentiel de devenir un projet et vous aidera à décoller.

• Les employés de votre entreprise seront les premiers concernés par le changement. Tous les profils touchés doivent être représentés dans votre groupe de travail pour que le panel soit complet. Cela garantira à votre plan d’être réalisable, car les changements qui marchent sont ceux faits par et pour des employés. L’expérience nous a prouvé que les prises de décision collectives et démocratiques sont toujours la clef du succès de votre transition.
• Le soutien des hauts responsables est également très important. Pour des transformations réussies, assurez-vous que vos décisionnaires haut placés soient à bord de votre navire. Ils donneront de la crédibilité et de la visibilité à votre projet, tout en vous aidant à vous débarrasser des éventuels obstacles qui bloqueraient votre avancée. Ce sont donc des alliés importants en termes de changement.

 

Dans la pratique

• Un atelier rassemblant des ambassadeurs en devenir est un excellent point de départ. Cela permettra à tout le monde d’être à la même page et de s’enthousiasmer pour la mission. Une séance de Brainstorming vous permettra d’engager un processus de pensée collective pendant lequel l’ensemble de votre équipage sera libre de partager et de formuler des idées. Les éventuels obstacles seront alors identifiés et des ajustements pourront être trouvés. N’hésitez pas à questionner les hypothèses et tester les idées : et si votre meilleur argument de vente était la qualité, et non plus la vitesse ? Comment votre équipe de vente s’adaptera-t-elle ? Etc. Ces ateliers sont l’occasion pour vous de changer de perspective et de perception.

• Travaillez visuellement : Même l’idée la plus abstraite du monde peut devenir concrète grâce aux illustrations, car elles favorisent la compréhension. Mais pas seulement ! Elles rendent la mémorisation plus facile et encouragent à la créativité. Ces facteurs sont au centre d’une gestion du changement réussie, comme démontré dans notre modèle illustré. Un plan d’action illustré de votre voyage vers le changement vous permettra de naviguer clairement dans ce processus.

 

Etude de cas – Solvay
Trouver les bonnes formules pour une nouvelle manière de travailler

Cartoonbase a épaulé Solvay pour annoncer une période de changement. Solvay souhaitait soumettre leur nouvelle vision RH à leur équipe. Nous avons donc travaillé sur une série de Workshops, un plan d’action, une série de vidéos, et un schéma graphique informatif.
Nous nous sommes plongés dans la culture de Solvay pour comprendre leur histoire en profondeur et au mieux collaborer avec les différentes équipes du client. Nous avons également agi en tant que facilitateurs pendant les réflexions de groupe.
En impliquant les bonnes personnes depuis le début, Solvay a été capable de créer un réseau de plus de 1000 conseillers.

Découvrez comment Solvay a réinventé l’humain

Vois sur ton chemin :
trouver une vision commune

Maintenant que vous avez les esquisses de votre plan, il faut lui donner vie. C’est le moment d’investir votre « équipe pour le changement » d’une mission commune.

Pour tracer la route du changement, avoir un objectif n’est pas suffisant. Il faut aussi que vous compreniez et définissiez les valeurs, motivations et aspiration de votre équipe. Cela vous permettra ensuite de créer des liens entre ces fondamentaux et vos activités.

Définir une vision commune est un moteur puissant dans la gestion du changement. Il faut pour cela se poser deux questions : Que faites-vous ? Pourquoi le faites-vous ?

Comment faire pour façonner cette vision ensemble ?

• Échange, mise au point, consolidation. Quelle que soit la taille de votre équipe ou entreprise, une vision commune n’apparaît pas du jour au lendemain. Identifiez, dans un premier temps, ce qui donne un sens à votre travail aujourd’hui.
  
• Construire une histoire forte.  Racontez l’épopée du changement. Mettez-y une intrigue, des personnages, des défis et une fin heureuse. Le cerveau humain est avide d’histoires. Créez de l’engagement émotionnel auprès de vos employés en les rendant héros du voyage en cours.
  Le storytelling est une technique très efficace pour transmettre de manière permanente des informations techniques. (Inspirez-vous en lisant notre guide pour du storytelling scientifique.)

 

Dans la pratique :

• Construisez votre pont d’amarrage, soit votre point de départ, avec une série d’ateliers pour établir une histoire commune. Les outils de modération visuelle comme la facilitation graphique et la récolte visuelle  serviront de catalyseurs à l’intelligence collective.
• Ce en quoi vous croyez, et la destination visée, sont des informations cruciales. Elles doivent de ce fait, être facilement accessibles à vos collaborateurs et aux membres de l’équipage. Pour cela, il sera nécessaire de faire une déclaration quant à votre nouvelle vision et mission.

Emporté par la foule :
gérer l’ascenseur émotionnel

La transition que vous avez amorcée est maintenant dirigée par une vision commune. L’arc narratif que vous avez développé, sert de plan à votre trajectoire. C’est le moment de faire grandir l’équipage : d’un petit groupe d’initiés à l’ensemble de vos collaborateurs.

C’est un moment délicat. L’être humain est programmé pour être réticent au changement. Peut-être, connaissez-vous la formule de Gleicher pour le changement  ? Il s’agit d’une formule mathématique décrivant les forces nécessaires pour surmonter la résistance au changement organisationnel.

La formule est la suivante : 

C = A × B × D > X

C= le changement,
A= l’insatisfaction procurée par le statu quo,
B= le statut idéal, celui qu’on vise,
D = les étapes pratiques à faire pour atteindre le statut idéal, et
X = le coût du changement.

Si vous appliquez cette formule à la transformation de votre entreprise, cela sous-entend que le changement (C) sera accepté à condition que : l’insatisfaction du statu quo (A), le désire d’atteindre la vision désirée (B) et la manière d’y arriver (D) soient plus importants que le coût ou l’effort du changement (X)

En résumé, tous les éléments qu’il vous faut pour embarquer vos collaborateurs à bord de votre navir en direction du changement figurent dans cette formule.

Comment communiquer l’histoire de votre transformation ?

• Votre vision et l’histoire qui l’entoure doivent être identifiables, inspirantes et on doit pouvoir s’y reconnaître
• Utilisez et agrandissez votre réseau d’ambassadeurs pour générer de l’enthousiasme pour le projet. Les membres de l’équipe “changement” peuvent agir en tant qu’intermédiaire en offrant du soutien individuel et en répondant aux questions par exemple.

Soyez clairs sur votre position par rapport à la transition et sur la direction que vous avez prise.

 

Dans la pratique :

• Créez une nouvelle identité de marque. Invitez vos ambassadeurs à apparaître dans des vidéos institutionnelles créatives. Elles vous permettront de partager l’histoire de vos transformations et votre vision d’un voyage réussi.
• Créez un plan d’action visuel qui offre une vue d’ensemble de la transition ainsi que ses étapes clés. 

Soyez disponible et ouvert aux questions. Il s’agit d’un instant de partage et de communication bilatérale.

Etude de cas – Renaulution
Bienvenue dans l’usine du futur

La “Renaulution” est une transformation stratégique de Renault. Ce changement de paradigme est aux prémices de l’usine du futur, concentrée sur la durabilité. Le but de Renault est de garder les voitures sur la route plutôt que de les remplacer.
Nous avons aidé Renault à créer un pack complet de communication du changement. Cela nous a permis d’embarquer tout le monde avec nous dans cette nouvelle aventure.

Découvrez comment Renault a créé une Renaulution

C’est en pilotant qu’on devient pilote :
boostez l’apprentissage

On pourrait penser que de faire passer le message est suffisant, mais c’est bien plus efficace de former et d’accompagner ses employés. Pour cela, le mot d’ordre est : patience.

S’adapter au changement peut prendre du temps, pour certaines personnes plus que pour d’autres. Afin de s’assurer de la collaboration de vos employés, et de leur contribution au processus, il est vital de les accompagner en respectant leur rythme.

Accompagner, enseigner et apprendre… Il s’agit de clarifier les doutes restants, partager vos nouvelles connaissances, acquérir de nouvelles compétences et de découvrir de nouvelles opportunités.

Ne l’oublions pas : expliquer, c’est communiquer et vice et versa. Pour être utile, un matériel d’apprentissage doit être attrayant, car l’ennui rend notre mémorisation très difficile. Ce que nous sous-entendons, c’est qu’il ne suffit pas de parler pour inspirer. Votre processus doit être entièrement compréhensible pour engager vos collaborateurs à participer au voyage.

Comment favoriser un apprentissage à grande échelle qui réponde aux besoins individuels ? 

• Vos élèves peuvent devenir des maîtres : votre équipe d’ambassadeurs et de collaborateurs impliqués très tôt dans le processus vous seront à nouveau d’une grande aide. Ils peuvent agir en tant que coach : passer le mot et encadrer les nouveaux arrivants dans le processus. 
• Réfléchissez à la façon dont vous visualisez votre contenu didactique, cet exercice rendra votre contenu tangible.
• Vous communiquez peut-être avec des personnes ayant des profils très différents. Assurez-vous que chaque individu sache ce que le changement implique au niveau personnel.

 

En pratique :

• Élaborez des ressources d’apprentissage illustrées en ligne attrayantes comme des tutoriels, des diapositives illustrées ou des infographies.
• Assurez-vous de communiquer régulièrement avec vos équipes et restez ouvert aux suggestions et aux commentaires. C’est d’ailleurs idéal d’avoir un espace dédié sur l’intranet ou sur votre application de chat pour cela.

Etude de cas – MIT
Un lien entre l’homme et la machine

Nous avons été engagés par MIT Sloan dans le cadre de son processus de transformation numérique. Leur cours sur la pensée commerciale algorithmique (ABT) devaient être revus. Les nouveaux cours devaient durer six semaines et être à la fois compréhensibles et captivants pour les étudiants.

Notre équipe a développé une identité visuelle avec une structure illustrée pour mieux organiser les différents éléments du cours. Nous avons utilisé l’illustration pour nous assurer que les étudiants ne se perdent pas en chemin.

Un cours en ligne à la fois clair et attrayant pour le MIT

Passe le message à ton voisin :
votre histoire peut atteindre la lune

C’est arrivé !

La transformation de votre organisation n’est plus un projet, c’est une réalité. Il vous reste deux choses importantes à faire maintenant :

• Racontez votre histoire au monde

• Ne vous arrêtez pas en si bon chemin

Le changement est infini de nature. Votre mission est de vous assurer que votre transition s’inscrive dans un cercle vertueux. 

Célébrez vos succès ! Rendez visible votre nouvelle identité de marque et favorisez une culture d’entreprise basée sur l’amélioration constante.

Comment s’assurer que les héros de votre épopée vers le changement trouvent le bonheur dans leur navire ?

• Honorez les efforts investis et les étapes atteintes par vos équipes. Cela stimulera leur motivation et leur engagement sur le long terme.
• N’abandonnez pas les acteurs du changement à leur propre sort. Vos collaborateurs auront besoin de soutien sur la durée. Faire régulièrement des points avec eux leur permettront de rester impliqués dans le processus.

Continuez à contrôler l’évolution et à remettre en question les changements en cours. Des ajustements pourraient être nécessaires pour mieux coller aux réalités du terrain.

 

En pratique :

• Des vidéos sur les médias sociaux, une campagne dans les médias sociaux et un communiqué de presse peuvent vous aider à rendre le changement « officiel ». C’est une bonne manière de faire passer le mot et de s’assurer que vos collaborateurs restent investis dans le changement. Une autre bonne idée est d’organiser un événement exceptionnel pour attirer l’attention des médias et du public et pour rendre fiers vos employés.
• Évaluez les outils d’apprentissage et les mécanismes de support mis en place. Définissez ce que vous souhaitez rendre permanent.
• Gardez votre réseau d’ambassadeurs en action pour poursuivre le débat et aider le processus à rester sur la bonne voie.

Gestion du changement : notre modèle illustré, adapté à vos besoins

Le changement est aussi difficile qu’il est gratifiant et chaque histoire de transformation est unique.

Vous avez besoin d’aide pour une gestion créative du changement ?

Chez Cartoonbase, nous sommes flexibles et expérimentés. Nous offrons des ressources visuelles et du contenu futé pour vous soutenir tout au long de votre processus.

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