Privacy Policy
Charte de protection des données à caractère personnel
Contents
- 1 La raison d’être de la présente charte
- 2 Terminologie
- 3 L’identité du responsable du traitement
- 4 Les finalités de traitements de vos données à caractère personnel et leur fondement
- 5 Les catégories de destinataires de vos données à caractère personnel
- 6 Exercice de vos droits
- 7 Contacts et réclamations
- 8 Modifications
La raison d’être de la présente charte
Cartoonbase.com est un site internet appartenant à la société anonyme Cartoonbase (ci-après « nous » ou « Cartoonbase »). La protection de votre vie privée est une priorité pour nous.
Nous nous engageons, par conséquent, à respecter les données à caractère personnel, aussi bien celles de nos clients, non-clients, et utilisateurs en ligne (ci-après « vous »), en conformité avec la règlementation applicable, en particulier le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD » et accessible à cette adresse), et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (accessible cette adresse).
Cette charte vise avant tout à vous informer au sujet :
- des données à caractère personnel que nous recueillons à votre sujet ;
- des finalités de cette collecte ;
- de la manière dont nous les utilisons ;
- des vos droits sur vos données, et de leurs modalités d’exercice.
Terminologie
Cette charte contient un certain nombre de termes qu’il est utile de définir.
| Donnée à caractère personnel | : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale » (art. 4, 1) du RGPD) ; |
| Traitement | « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction » (art. 4, 2) du RGPD) ; |
| Responsable du traitement | « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre » (art. 4, 7) du RGPD) ; |
| Destinataire | : « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement » (art. 4, 9) du RGPD) ; |
| Sous-traitant | : « la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement » (art. 4, 10) du RGPD) ; |
| Client | : « Toute personne physique avec laquelle nous avons déjà noué une relation, que celle-ci soit un consommateur ou un professionnel ». |
L’identité du responsable du traitement
Le responsable du traitement de dos données est la société anonyme Cartoonbase, société constituée et existant en vertu du droit belge, ayant son siège social rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles, en Belgique, inscrite au registre commercial belge des sociétés (la Banque-Carrefour des Entreprises) sous le numéro d’entreprise 0461.125.924.
Les finalités de traitements de vos données à caractère personnel et leur fondement
Vous trouverez ci-dessous un tableau reprenant les différentes finalités de nos traitements, leur base de licéité au sens du RGPD, ainsi que leur durée de conservation.
| Intitulé de la finalité du traitement | Base de licéité du RGPD, données traitées, modalité de la collecte, durée de conservation |
| Gestion des clients | La gestion de nos clients implique le traitement de données à caractère personnel, notamment pour recueillir leurs attentes et accomplir des opérations relatives aux contrats en cours, aux factures, à la comptabilité.
Ces missions, ainsi que la gestion au sens large de notre relation, impliquent le traitement de certaines de leurs données :
Cette finalité se base sur l’exécution d’un contrat conclu avec vous (article 6.1.b du RGPD). Nous recueillons ces données auprès de vous. Au terme d’une relation client, le dossier de ce client est archivé. A compter de l’archivage d’un dossier, nous conservons celui-ci cinq ans, ensuite de quoi nous le détruisons, à l’exception d’une version électronique conservée dans le cadre de la finalité « gestion de connaissances ». |
| Gestion précontractuelle des prospects (clients potentiels) | De nombreux messages sont reçus sur l’adresse de contact info@cartoobase.com, sur les formulaires accessibles sur notre site aux adresses https://builtby.virgilejanssen.com/cartoonbase/en/contact https://builtby.virgilejanssen.com/cartoonbase/fr/contact/ https://builtby.virgilejanssen.com/cartoonbase/nl/contact/ , ou via des contacts téléphoniques de la part d’émetteurs personnes morales et personnes physiques. Afin de pouvoir répondre à ceux-ci, il est nécessaire de traiter les données à caractère personnel qu’ils contiennent, et notamment :
Cette finalité se base sur la base de licéité qui consiste à collecter/traiter des données relatives aux personnes de contact au sein de nos clients potentiels personnes morales et à nos clients potentiels personnes physiques, dans notre intérêt légitime de développer notre clientèle, ainsi que sur la nécessité de mener à bien la relation précontractuelle (article 6.1.b), et f) du RGPD). Nous recueillons ces données auprès de vous. A compter du moment où la discussion précontractuelle prend fin, les données à caractère personnel traitées peuvent connaître deux sorts :
|
| Gestion de connaissances | La gestion de nos dossiers entraîne la production de connaissances (notamment la réalisation d’identités graphiques, savoir-faire…), conservées postérieurement à l’archivage desdits dossiers, sous forme électronique, afin de les réutiliser. Les données concernées par cette finalité sont toutes les données à caractère personnel mentionnées au sein de ces documents.
Cette finalité se base sur la base de licéité de notre intérêt légitime à conserver des données à caractère personnel nécessaires à l’accumulation de connaissances nous permettant d’exercer notre activité (art.6.1, f) du RGPD). Nous recueillons ces données auprès de vous. Ces données, une fois archivées, sont conservées. |
| Gestion des litiges | Nous traitons vos données pour gérer nos litiges avec vous et la défense de nos intérêts (contestations, action en justice). Les données traitées dans ce cadre sont :
Cette finalité se base sur ’exécution d’un contrat conclu avec Vous (Article 6.1.b), du RGPD). Nous avons également un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel en vue de la défense de nos intérêts notamment mais pas exclusivement dans le cadre de contestation ou d’action en justice (Article 6.1.f) du RGPD) Nous recueillons ces données auprès de vous. La durée de conservation est de 10 ans à partir du point de départ des durées de conservation indiquées pour chaque finalité. |
| Marketing à l’égard de clients et non clients :
L’envoi de lettres newsletters, d’offres promotionnelles et affichage d’autres communications (notamment lors de votre navigation sur notre site) personnalisées adaptées à votre profil ; |
Nous avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel de nos Clients (notamment celles obtenues directement dans le cadre de l’exécution de nos contrats avec eux) en vue de les informer sur nos services.
En application de l’article XII.13(1) du Code de droit économique et de l’Arrêté royal du 4 avril 2003, Nous traitons après en avoir obtenu le consentement préalable, les données à caractère personnel relatives aux coordonnées électroniques des non-clients en vue de les informer des produits et promotions disponibles sur le site. Afin de vous offrir l’expérience la plus pertinente possible, nous pouvons personnaliser vos e-mails, votre expérience de navigation et autres communications sous réserve d’avoir obtenu préalablement votre consentement explicite (Articles 6.1.a) et 9.2.a) du RGPD). Pour cela, vos interactions avec nous seront analysées. Celles-ci seront uniquement utilisées par nous et ce, de manière confidentielle. La durée de conservation est de 3 ans à partir de la dernière action/réaction de la part de la personne concernée. Nous recueillons ces données auprès de vous. |
| Les statistiques
Toute opération de collecte et de traitement de données à caractère personnel nécessaires pour des enquêtes statistiques ou la production de résultats statistiques. Ces résultats statistiques peuvent en outre être utilisés à différentes fins, notamment à des fins d’amélioration de nos sites web, produits et services. Les fins statistiques impliquent que le résultat du traitement à des fins statistiques ne permette aucune identification des personnes dont les informations ont été utilisées. |
Nous avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel de nos Clients afin d’améliorer les sites web, produits et services proposés et d’avoir une meilleure compréhension des publics cibles (Article 6.1.f) du RGPD).
Nous recueillons ces données auprès de vous. La durée de conservation est de 3 à 10 ans en fonction de la finalité initiale pour laquelle la donnée a été collectée. |
| L’envoi de communiqués de presse | Nous avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel des journalistes en vue de l’envoi et de la publication de communiqués de presse (Article
6.1.f) du RGPD). Les données traitées dans ce cadre sont :
Nous recueillons ces données auprès de vous ou via le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou via des bases de données en ligne. La durée de conservation est de 1 an à partir de la prise de connaissance de la fin de l’activité professionnelle de la personne concernée |
Les catégories de destinataires de vos données à caractère personnel
1. Les sous-traitants
Pour nous permettre de poursuivre les finalités décrites au point 4, nous faisons appel à certains sous-traitants, dont voici les catégories.
| Catégorie de destinataire | Lieu d’implantation du sous-traitant |
| Prestataires de services de messagerie électronique | Etats-Unis |
| Prestataires de services d’organisation d’agendas en ligne | Etats-Unis |
| Prestataires de services de stockage et de partage de fichiers dans le cloud | Etats-Unis |
Pour pouvoir accomplir certains traitements, certaines données font l’objet de transferts au sein de l’Espace Economique européen, au sein duquel les données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.
Certains traitements impliquent des transferts en-dehors de l’Espace Economique Européen. Dans cette hypothèse, nous nous sommes assurés que le sous-traitant situé dans des états non-membres de l’EEE :
- Ressort d’un état qui garantit un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
- Fournit des garanties appropriées en conformité avec le RGPD, telles que
- la signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ;
- le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ou ;
- le respect d’un code de conduite approuvé.
2. Les tiers
Pour nous permettre de poursuivre les finalités décrites au point 4, nous faisons appel à certains prestataires de services ou autres tiers, dont voici les catégories.
| Acteurs de la justice (juridictions, autorités administratives, huissiers, notaires, curateurs, experts…), ordres professionnels, confrères…) |
| Fournisseurs de produits et services (consultance, traduction…) |
| Autorités publiques (respect de la loi, obligations O.N.S.S., administration fiscale, lutte contre le blanchiment…) |
| Transmission d’entreprises (transfert des données de nos clients à leurs acquéreurs…) |
Exercice de vos droits
1. Droit d’accès
Si vos données font l’objet d’un traitement par nos soins, vous avez le droit d’obtenir les informations suivantes :
- Confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées ;
- Les finalités du traitement ;
- Les catégories de données à caractère personnel concernées ;
- Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales. Dans ce cas, vous avez le droit d’être informé des garanties appropriées en ce qui concerne ces transferts ;
- Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- L’existence du droit de nous demander la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à la personne concernée, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
- Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de vous, toute information disponible quant à leur source ;
- L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4, du RGPD et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
- Une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit d’accès », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez gratuitement une copie de vos données à caractère personnel dans un format électronique dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
2. Droit de rectification
Si vous constatez que certaines données à caractère personnel que nous traitons sont inexactes, vous avez le droit de demander que nous les rectifiions/complétions.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit de rectification », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez une réponse dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
3. Droit à l’effacement
Vous avez le droit de nous demander que nous effacions vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- Vous vous opposez au traitement dans le cadre du droit d’opposition (voir, dans la présente charte, le point relatif à l’exercice de ce droit) ;
- Vos données ne sont pas traitées conformément à la législation en vigueur ;
- Vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à l’effacement », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez une réponse dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
4. Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :
- Vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de vos données à caractère personnel) ;
- Le traitement est contraire à la législation en vigueur ;
- Nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- Vous avez exercé votre droit d’opposition (pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée) ;
En cas de limitation du traitement, vos données personnelles ne seront plus traitées sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.
Nous vous informerons de la limitation éventuelle, ainsi que de la levée éventuelle d’une telle limitation.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à la limitation », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez une réponse dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
5. Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur nos intérêts légitimes.
Vous n’avez pas le droit de nous empêcher de continuer le traitement de vos données :
- Si celui-ci est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ;
- Si celui-ci est imposé par la législation en vigueur ;
- Si le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit d’opposition », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez une réponse dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
6. Droit à la portabilité
Vous avez le droit de demander à recevoir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Nous sommes en droit de refuser cette demande pour les traitements de données à caractère personnel nécessaires à l’exécution d’un contrat conclu avec vous.
Pour exercer ce droit, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse info@cartoonbase.com en indiquant comme objet de l’e-mail « RGPD – Droit à la portabilité », accompagné d’une copie recto de votre carte d’identité.
Il vous est aussi possible d’exercer votre droit en nous contactant via notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Sauf autre indication de votre part, vous recevrez une réponse dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai sera prolongé de 2 mois si la demande nécessite des recherches approfondies ou dans le cas où nous recevrions un nombre de demandes trop important.
Contacts et réclamations
Toute question au sujet du traitement de vos données à caractère personnel peut être adressée à l’adresse e-mail suivante : info@cartoonbase.com, ou à notre adresse postale : Cartoonbase, rue du Mail 13-15, 1050 Ixelles.
Si vous estimez que nous ne traitons pas vos données personnelles conformément au RGPD et/ou à la législation belge applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de :
- L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous résidez de manière habituelle, ou
- L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel vous travaillez, ou
- L’autorité de protection des données du pays européen dans lequel la violation du RGPD a été commise
Les coordonnées de contact de toutes les autorités de protection des données sont indiquées à la page suivante.
L’adresse postale de l’autorité belge de protection des données est la suivante : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles. Vous pouvez aussi la joindre par les moyens listés à la page suivante.
Modifications
La présente charte peut faire l’objet de modifications, notamment pour prendre en compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et des changements internes à Cartoonbase.
Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente charte afin de toujours savoir comment vos données à caractère personnel sont traitées et protégées.
Date de la dernière modification de la présente charte : [10/01/2021].
