We zijn overtuigd van de kracht van grafisch faciliteren ; deze heeft zich bewezen tijdens talloze workshops, brainstormsessies, teambuildingsevenementen en bijeenkomsten.
Omdat de verbeelding met afbeeldingen werkt, helpen illustraties om concepten beter te visualiseren. Mensen onthouden ook eerder iets wanneer ze het zien in plaats van alleen maar horen. En als een live sessie resulteert in een mooie visuele uitkomst, maakt het de ervaring zeker gedenkwaardig.
Maar hoe houden we iedereen betrokken tijdens een sessie op afstand?
In het volgende delen we onze ervaringen met digitale visualisatie en videoconferenties. Wat wel werkt en wat niet, welke tools we gebruiken en wat de verschillende resultaten zijn.
De basisprincipes
Het eerste dat je niet moet onderschatten, is de tijd die mensen nodig hebben om zich voor te bereiden.
Of het nu gaat om een vergrendelde sessie, een wachtwoordprobleem, een software-update, verloren oordopjes, … Er zijn tal van redenen waarom je sessie vertraging kan oplopen, dus zorg ervoor dat je voldoende tijd inplant voor de opstelling voor de vergadering.
Dan heb je te maken met achtergrondgeluiden en galm, wat het voor zowel de spreker als de deelnemers echt moeilijk maakt om zich te concentreren. Als je alleen luistert of aan het visualiseren bent, vergeet dan niet jezelf op mute te zetten, vooral als je tegelijkertijd twee apparaten gebruikt.
Een tip om de deelnemers te betrekken, is om ze wat tijd te geven om hun ideeën of vragen op een plakbriefje te schrijven. Met enige voorbereiding zal iedereen zich zelfverzekerder voelen om zijn mening te uiten.
Onderbreek het informele gesprek aan het begin van de sessie niet, het helpt mensen om elkaar te leren kennen of om een vriendelijk praatje te maken voordat ze beginnen. Vervolgens kun je de doelen van de vergadering introduceren en een moderator kiezen die je tijdens de sessie zal helpen om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is en de tijd in de gaten houdt.
Wanneer de vergadering voorbij is, aarzel dan niet om deze open te laten, want sommige mensen blijven misschien nog even hangen en het is altijd interessant om wat te netwerken na afloop.
Onze benaderingen
Tot nu toe hebben we vijf benaderingen gebruikt die uitstekende resultaten hebben opgeleverd.
1.De Ghost
De illustrator neemt deel zonder zijn/haar scherm weer te geven. Dit is een optie die je moet overwegen als de verbinding niet goed genoeg is voor live streaming, of als je je wilt concentreren op het zien van de spreker.
Dit is niet afleidend voor de deelnemers, maar ook minder vermakelijk dan een gedeeld scherm.
Hier is geen voorbereiding nodig, tenzij het onderwerp erg complex is of als de sessie korter is dan 30 minuten. In dat geval geven we de voorkeur aan het voorbereiden van een basis voor de illustratie om ervoor te zorgen dat het uiteindelijke kunstwerk compleet is.
2. De Samenvatting
Deze versie lijkt op “The Ghost,” met als verschil dat de illustrator aan het einde van de presentatie de deelnemers door zijn/haar tekeningen leidt.
Dit zal dienen als een goede afsluiting van de sessie en bereidt de deelnemers voor voor het geval ze de illustratie later zelf moeten presenteren.
3. Het Venster
De tekenaar tekent voortdurend op een deel van het scherm en kan ook ingrijpen wanneer relevant.
Dit stelt de deelnemers in staat om de voortgang van de live illustratie te volgen terwijl ze nog steeds de spreker of zijn/haar presentatie kunnen zien. Het kan ook worden gecombineerd met een afsluitende samenvatting. Indien mogelijk is het beter om voor de sessie een briefing en enkele dia’s te ontvangen, zelfs als ze nog niet definitief zijn. Dit helpt om de illustratie beter af te stemmen op de inhoud van de presentatie.
4. De Show
Bij deze opstelling staat de illustratie centraal en kunnen de deelnemers de voortgang van de illustratie van dichtbij volgen. Dit is een uitstekende optie voor minder complexe onderwerpen of voor vraag- en antwoordsessies.
Net als bij “Het Venster” is het nuttig om voor de sessie een briefing te ontvangen. Dit helpt om de illustratie goed af te stemmen op de inhoud van de sessie.
5. De Facilitator
Bij deze benadering tekent de illustrator rondom bijdragen van de deelnemers op een gedeeld bord. Hij/zij kan de hele sessie faciliteren of live interactie hebben met de notities van de deelnemers. Je kunt dit zien als een digitaal whiteboard met markers, plakbriefjes, mindmaps en een illustrator om toezicht te houden en zijn/haar inzichten te geven.
Het is hier belangrijk om een briefing te ontvangen om ervoor te zorgen dat alle juiste onderwerpen worden behandeld, vooral als de illustrator de hele sessie faciliteert. Dit helpt om de illustratie effectief af te stemmen op de inhoud van de sessie.
De Benodigdheden
Om digitaal te tekenen, gebruiken we meestal een iPad Pro met Procreate. Procreate is een app die qua mogelijkheden vergelijkbaar is met Photoshop, en het is de software bij uitstek als je aan het einde van de sessie een hoogwaardige illustratie wilt leveren.
Alle belangrijke conferentiesoftware heeft iOS-versies, en zo niet, dan kun je altijd inloggen via de internetbrowser van de iPad.
De gemakkelijkste manier om te beginnen is door deel te nemen aan de vergadering en je scherm te delen terwijl je tekent. Het nadeel van deze optie is dat je de deelnemers die praten en/of de getoonde dia’s niet kunt zien. De oplossing is om twee keer in te loggen in de sessie, een keer met je computer of telefoon en de tweede keer met je iPad, maar vergeet niet om een van de twee te dempen om echo te voorkomen.
Voor de eerste vier benaderingen kun je software zoals Zoom, Skype, Hangout, Webex en Teams gebruiken en kun je elk gewenst aantal deelnemers opnemen. Voor “De Facilitator” raden we echter aan om tussen de 3 en 10 deelnemers per facilitator te hebben en software te gebruiken zoals Miro, Mural, Aww en Adobe Connect.
De resultaten van de live sessies zijn hoogwaardige illustraties die in de chat gedeeld kunnen worden, in een follow-up e-mail of op sociale media. Indien nodig kunnen de illustraties ook worden omgezet in een video met een voice-over om de resultaten van je sessie met een breder publiek te delen.
